Hotel automation

Completo e semplice da usare è la risposta perfetta alle esigenze di qualsiasi struttura adibita all’accoglienza. Uno strumento indispensabile per ottimizzare tempi e costi e soddisfare il cliente.

Il software si rivolge a hotel, agriturismi, camping, residence, villaggi turistici e molto altro.

Caratteristiche prenotazioni, quadro prenotazioni e pubblica sicurezza:

• Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione
• Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste
• Gestione prenotazioni singole, di gruppo, con conti separati, per clienti privati o convenzionati con agenzie o ditte, eventualmente con listini prezzi personalizzato
• Gestione Storico: per ogni cliente è possibile sapere se è già stato alloggiato, in quale periodo, in che camera, con quale retta giornaliera Ricerca automatica e visualizzazione delle camere disponibili nel periodo richiesto, con indicazioni anche delle camere parzialmente libere
• Quadro prenotazioni aggiornato in tempo reale ad ogni inserimento o variazione di prenotazione, con possibilità di intervenire direttamente sulle prenotazioni dal quadro stesso
• Elenchi clienti alloggiati, in arrivo, in partenza, liste prenotazioni, lista opzioni scadute, pianta del giorno
• Gestione dello Stato prenotazione (confermata, wait list, in attesa di conferma, ecc.)
• Denominazione tipologie occupanti personalizzabile (Adulti, bambini, ragazzi, infanti, ecc.)
• Gestione caparre
• Generazione automatica di lettere o email di conferma prenotazione o altri documenti
• Archiviazione automatica della corrispondenza con i clienti (lettere, email)
• Possibilità di spostare il percorso di una prenotazione
• direttamente sul quadro
• Possibilità di aggiungere una prenotazione singola o di gruppo
• Pannello di preventivi telefonici veloci
• Selezionando il periodo è possibile visualizzare la disponibilità
• delle camere in tempo immediato
• Possibilità di ingrandimento del quadro prenotazioni per facilitare la lettura
• Possibilità di posizionare il quadro su una camera selezionata
• Aggiornamento del quadro in tempo reale
• Possibilità di spostare una prenotazione in un’altra camera selezionando solo il numero della camera da spostare e il nuovo collocamento
• Calendario eventi
• Indicatori di inizio e fine prenotazione
• Stampa quadro prenotazioni
• Ricerca immediata della prenotazione o della schedina
• Visualizza l’elenco delle camere libere e i numeri di giorni
• Inserimento e variazione schedine con ricerca automatica sullo storico per i clienti abituali
• Elenco arrivi, partenze, presenze, compleanni clienti
• Archivio automatico delle tipologie documenti, dei comuni italiani e delle nazioni del mondo
• Stampa schedine
• Gestione ed evidenziazione delle schedine incomplete

Caratteristiche situazione, piano giornaliero e pannello di controllo giornaliero:

• Situazione camere giornaliera, con indicazione dell’occupazione delle stanze, del loro stato (sporco/pulito) e gestione dei guasti/manutenzioni
• Piano camere giornaliero con possibilità di filtro per tipologia, sistemazione, camera, settore
• Stampa situazione e piano delle camere
• E’ un pannello dal quale è possibile gestire contemporaneamente gli arrivi, le presenze, le partenze, le sale congressi e i banchetti relativi alla giornata in corso. Da questo unico pannello giornaliero è possibile controllare in tempo reale quali sono gli arrivi ancora da attendere, i check-out (partenze) ancora da fare, e quali sono le camere occupate (per addebitare gli extra). È possibile inoltre stampare il cruscotto giornaliero o periodico degli impegni della struttura nei vari reparti.
• I riquadri disponibili nel pannello, la cui presenza e dimensione può essere configurata e personalizzata sono:
• Arrivi: elenca, in ordine di camera, le prenotazioni con camera non ancora assegnata la cui data di arrivo coincide con quella odierna; è possibile farne il check in Presenze: elenca le camere occupate, non in partenza
• Partenze: elenca le camere la cui data di partenza coincide con quella odierna; è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante per effettuare il check-out
• Sale Congressi: elenca le manifestazioni in programma per la data odierna nelle sale congressi
• Banchetti: elenca i banchetti inseriti nella Gestione Banchetti della Gestione Ristorante
• Ordini di Servizio: consente la registrazione e consultazione degli Ordini di Servizio (OdS), appunti, commenti o promemoria che vengono lasciati da un utente all’altro su questo riquadro sempre visibile e consultabile. Gli OdS vengono divisi tra Non Evasi (attività ancora da eseguire), Evasi (attività eseguita) o Annullati (OdS inserito per errore o non più necessario) è possibile modificare la prenotazione o gestirne la main curante

Caratteristiche creazione e gestione listino prezzi:

• Hotel Automation gestisce le nuove logiche di creazione e gestione listini prezzi superando la vecchia concezione del “trattamento” limitata alle sigle PC, MP, BB, PN e AP. Questo svincola da qualunque limite la possibilità di creare prezzi e trattamenti personalizzati, di utilizzare listini a persona o a camera, di creare dei veri e propri “pacchetti”.
• Caratteristiche principali: Gestione Listini, Concetto di Prodotto, Concetto di Pacchetto

Caratteristiche stampe varie di gestione:

• Clienti alloggiati e clienti alloggiati per trattamento
• Clienti in arrivo e clienti in arrivo per trattamento
• Clienti in partenza
• Lista anagrafiche generale e per canale/segmento
• Lista prenotazioni e lista prenotazioni con dettaglio retta
• Arrivi e partenze
• Mancati arrivi
• Pianta del giorno
• Cambio biancheria
• Camere disponibili
• Situazione ed elenco allotment
• Elenco prenotazione sale
• Elenco caparre
• Previsioni presenze ristorante
• Etichette Barcode tessere
• Camere con guasti
• Situazione camere periodica
• Studi di settore aggiornati con la normativa vigente

Caratteristiche gestione conti ed extra:

• Addebito automatico sul conto della retta giornaliera
• Facile ed immediata registrazione degli extra tramite l’uso di un palmare o altri dispositivi mobile, tramite listino prezzi automatico
• Gestione addebiti con chip card, card trasponder, a consumo o prepagato
• Possibilità di separare il conto degli extra dal conto della pensione
• Gestione di listini con extra all inclusive
• Possibilità di separazione o unificazione finale dei conti
• Unificazione dei conti degli extra di un gruppo
• Possibilità di conto anticipato
• Gestione di forme di pagamento multiple anche sullo stesso conto
• Stampa di ricevute fiscali, fatture, proforme, in diversi formati (sintetici o analitici)
• Archiviazione automatica in PDF dei documenti

Caratteristiche gestione tassa di soggiorno, gestione agenzie viaggi e ditte:

• Tassa a importo fisso
• Tassa a importo fisso con gestione dei limiti di giorni del soggiorno
• Tassa a scaglioni con variazione in base alle tariffe
• Tassa separata dal conto del cliente
• Gestione esclusione dalla tassa (es.Bambini, anziani, disabili…)
• Possibilità di addebito della tassa all’agenzia
• Gestione di un numero illimitato di contratti con un numero illimitato di agenzie
• Gestione allotment di agenzia
• Fatturazione differita alle agenzie o ditte
• Gestione delle prenotazioni no credit, half credit e full credit
• Gestione dei sospesi e dello scadenzario per fatture da incassare
• Archiviazione automatica della corrispondenza con le ditte

Caratteristiche gestione promozioni e mailing:

• La possibilità di selezionare attraverso molteplici parametri (città, sesso, età, abitudini…) liste di clienti a cui inviare lettere, mail o messaggi mirati
• L’invio può essere effettuato anche con SMS grazie all’acquisto dell’apposito modulo software (modulo SMS)

Caratteristiche controllo di gestione e statistiche:

• Chiusura contabile giornaliera con l’indicazione della produzione e degli incassi
• Evidenziazione dei sospesi, degli addebiti in corso, dello storico, addebito dei conti aperti
• Elenco documenti emessi e corrispettivi
• Controllo di cassa e analisi delle tipologie di pagamento
• Prospetto mensile dei corrispettivi e del riparto aliquote IVA
• Manager Report con le statistiche dell’occupazione presenze e camere, per segmento di mercato
• Calcolo degli indici operativi
• Statistiche
• Previsione produzione e presenza
• Statistica presenze
• Statistica arrivi per nazione
• Statistica fatturato per agenzie
• Statistiche fatturato agenzie periodico
• Statistica occupazione camere
• Riepilogo alloggiati per agenzia
• Statistica produzione per segmento/canale/settore
• Statistica andamento prenotazioni
• Statistica storica produzione
• Statistica produzione per intermediario
• Simulazione incassi
• Previsione presenze per listino
• Esito prenotazioni
• Previsione presenze per canale di vendita

Caratteristiche sale congressi e piano prenotazioni sale:

• Prenotazione di singole sale con gestione degli orari e degli allestimenti necessari
• Possibilità di prenotazioni cumulative di sale per eventi complessi
• Gestione dei coffee break, colazione di lavoro
• Addebiti specifici per servizi congressuali

Caratteristiche ristorante con gestione semplificata:

• Archivio piatti, gestibile fino ad otto lingue
• Formazione e stampa di menù del giorno in vari formati e in più copie
• Composizione del menù pranzo e cena
• Conteggio comande e stampa lista di servizio per cucina e camerieri
• Previsione presenze hotel per colazione, pranzo e cena. Il sistema si aggancia automaticamente al listino ristorante definito nella prenotazione per determinare se l’addebito della consumazione è a pagamento o incluso nel pacchetto acquistato
• Budget costi
• Chiusure contabili
• Conto ristorante

Caratteristiche gestione tavoli e comande:

• Gestione interattiva della mappa dei tavoli Touchscreen, completamente personalizzabile secondo la mappa del locale
• Funzioni intuitive e semplici di: libera tavolo, sposta, unisci, separa, note ed info tavolo
• Informazioni utili per avere sotto controllo la situazione dell’attività: nome tavolo, colore del tavolo a seconda della situazione, stato del tavolo, tempo di occupazione, numero coperti disponibili e occupati
• Visione dei tavoli liberi con indicazione dei posti a disposizione e il cameriere normalmente associato
• Controllo dei tavoli occupati con la possibilità di visualizzare lo stato di ultimazione del pasto e dell’orario dell’arrivo del cliente
• Gestione prenotazione tavoli
• Possibilità di gestire stampanti dislocate nei vari punti del locale (cucina, bar, pizzeria, ecc…) dove verranno stampate le comande imputate sul conto
• Possibilità di stampa delle comande in lingua per il personale straniero
• Possibilità di comanda singola per destinazione o comanda globale (spesso è utile che ad esempio la cucina veda che cosa preparerà la pizzeria per lo stesso tavolo e viceversa)
• Gestione delle sequenze di preparazione
• Numerazione facoltativa delle comande, riportabile anche sugli scontrini fiscali
• Ristampa comande
• Stampa facoltativa del riepilogo comande
• Report delle comande completamente personalizzabili
• Utilizzo di qualunque dispositivo mobile Palmari, Tablet, mini Tablet, iPod, Smartphone
• Utilizzo di ulteriori postazioni Pos PC limitate solo ad uso dei camerieri, per l’inserimento delle comande, protette dall’utilizzo da parte di personale non autorizzato

Caratteristiche gestione cassa, camerieri e conto:

• Gestione dei buoni pasto aziendali
• Gestione automatica dello sconto o del servizio.
• Gestione e calcolo del resto automatico
• Gestione dei prelievi e dei versamenti in cassa
• Gestione del portafoglio dei camerieri
• Possibilità di fare previsione sull’incasso in base alle entrate, versamenti e portafoglio dei camerieri
• Gestione camerieri con monitoraggio completo e la possibilità di visualizzare le provvigioni maturate, tavoli serviti, ricevute, fatture, proforme stampate, incassati effettuati
• Gestione abilitazioni camerieri e operatori (es. modifica quantità, modifica prezzi, modifica libera tavolo, eliminazione piatti…)
• Pagamento con contanti, carte di credito e gestione del pagamento con il telefonino (Up Mobile)
• Gestione delle carte di credito con collegamento al diretto POS evitando la RI digitazione dell’importo
• Chiusura contabile giornaliera, con l’indicazione dei ricavi suddivisi per comparti e dei movimenti fiscali effettuati (fatture, corrispettivi, sospesi)
• Archivi contabili dei progressivi, documenti emessi, riepilogo pagamenti, buoni pasto, corrispettivi mensili
• Invio dei dati della chiusura della cassa per email
• Collegamento con i registratori di cassa o stampanti fiscali per l’emissione di conti proforma, scontrini e fatture
• Possibilità di emettere Ricevute Fiscali, Ricevute Fiscali Intestate, Fatture per aziende o privati con inserimento di un nuovo cliente oppure ricerca immediata di un cliente esistente
• Inserimento automatico ad apertura conto, se configurato, del piatto “coperto”
• Possibilità di stampare e gestire conti proforma
• Possibilità di gestire il conto: unico, separato, alla Romana con suddivisione automatica degli importi
• Possibilità di variare “al momento” l’importo di un piatto
• Trasferimento dell’importo del conto alla camera dell’Hotel integrabile anche con altri gestionali
• Completa gestione dei conti sospesi
• Archivio clienti privati e ditte, con fatturazione automatica riepilogativa dei corrispettivi non pagati
• Raggruppamento del conto per categoria prodotti
• Indicazione del totale incassato suddiviso per tipologia di documento e per modalità di pagamento
• Modalità conto immediato: per le attività che gestiscono occasionalmente i tavoli è possibile configurare il programma, dove la schermata principale di lavoro è quella del conto al posto della schermata dei tavoli

Caratteristiche gestione listino piatti:

• Anagrafica piatti con classificazione per categorie e sottocategorie
• Gestione dei “piatti menù”
• Gestione dei piatti mix
• Archivio piatti con descrizioni in lingua
• Gestione in tempo reale della disponibilità prodotti dei piatti esauriti
• Gestione di diversi listini prezzi (es. alla carta, fidelity, convenzioni) periodici o a tempo
• Gestione delle variazioni valorizzate con incremento in valore o in percentuale
• Variazione automatica dei listini, generazione listino da listino

Caratteristiche gestione banchetti e fabbisogni, statistiche e controllo di gestione:

• Gestione prenotazioni tavoli e banchetti, con predisposizione del menu prenotato
• Gestione ingredienti piatti che permette l’inserimento della ricetta di composizione di ciascun piatto per lo scarico automatico del magazzino
• Calcolo del fabbisogno e del costo pasto per il singolo evento
• Previsione periodica di fabbisogno
• Gestione acconti
• Statistica venduto piatti, periodico o globale, a quantità e valore, per categoria piatti, per singolo piatto, tavolo o cameriere
• Statistica movimenti piatti, periodico o globale, a quantità e valore, per categoria piatti, per singolo piatto, tavolo o cameriere, documento
• Statistiche venduto piatti per giorni della settimana o fasce orarie
• Statistiche rotazione tavoli
• Classifica camerieri
• Statistiche solo movimenti card fidelity
• Elenco documenti emessi e corrispettivi
• Controllo di cassa e analisi delle tipologie di pagamento
• Prospetto mensile dei corrispettivi e del riparto aliquote Iva
• Bilancio semplificato: funzione che permette di crearsi autonomamente una previsione di bilancio, che mette a confronto i costi e ricavi dando la possibilità di determinare il punto di Break Even
• Elaborazione automatica degli studi di settore
• Possibilità di ricevere per email un documento contenente le statistiche desiderate

Caratteristiche addebito ristorante direttamente su conto sala e gestione prima nota semplificata:

• Consente l’addebito delle consumazioni direttamente su un conto della Sala Congressi legato ad un Group Master che gestisce un particolare Evento.
• Archivio anagrafiche, fornitori, cassa, banche, dipendenti, camerieri
• Inserimento movimenti di prima nota con causali automatiche per la registrazione di fatture, incassi, pagamenti, entrate ed uscite, con l’aggiornamento immediato delle schede banche, fornitori, cassa e dipendenti
• Scheda contabile
• Scadenziario
• Gestione dipendenti
• Stampe anagrafiche
• Riepilogo IVA

Caratteristiche gestione magazzino semplificata:

• Archivio articoli di magazzino con riepilogo carichi e scarichi
• Elenco articoli con indicazione delle quantità in rimanenza e del valore globale rimanenze
• Scarico automatico del magazzino degli articoli addebitati sui conti dei clienti
• Stampa inventario di magazzino con totale merci entrate, uscite, in rimanenza

• Inserimento dati anagrafici e ricerca clienti con collegamento immediato ad una nuova prenotazione
• Archivio clienti, agenzie viaggi, ditte, con possibilità di stampa elenchi, etichette, buste
• Gestione prenotazioni singole, di gruppo, con conti separati, per clienti privati o convenzionati con agenzie o ditte, eventualmente con listini prezzi personalizzato
• Gestione Storico: per ogni cliente è possibile sapere se è già stato alloggiato, in quale periodo, in che camera, con quale retta giornaliera Ricerca automatica e visualizzazione delle camere disponibili nel periodo richiesto, con indicazioni anche delle camere parzialmente libere
• Quadro prenotazioni aggiornato in tempo reale ad ogni inserimento o variazione di prenotazione, con possibilità di intervenire direttamente sulle prenotazioni dal quadro stesso
• Elenchi clienti alloggiati, in arrivo, in partenza, liste prenotazioni, lista opzioni scadute, pianta del giorno
• Gestione dello Stato prenotazione (confermata, wait list, in attesa di conferma, ecc.)
• Denominazione tipologie occupanti personalizzabile (Adulti, bambini, ragazzi, infanti, ecc.)
• Gestione caparre
• Generazione automatica di lettere o email di conferma prenotazione o altri documenti
• Archiviazione automatica della corrispondenza con i clienti (lettere, email)
• Possibilità di spostare il percorso di una prenotazione
• direttamente sul quadro
• Possibilità di aggiungere una prenotazione singola o di gruppo
• Pannello di preventivi telefonici veloci
• Selezionando il periodo è possibile visualizzare la disponibilità
• delle camere in tempo immediato
• Possibilità di ingrandimento del quadro prenotazioni per facilitare la lettura
• Possibilità di posizionare il quadro su una camera selezionata
• Aggiornamento del quadro in tempo reale
• Possibilità di spostare una prenotazione in un’altra camera selezionando solo il numero della camera da spostare e il nuovo collocamento
• Calendario eventi
• Indicatori di inizio e fine prenotazione
• Stampa quadro prenotazioni
• Ricerca immediata della prenotazione o della schedina
• Visualizza l’elenco delle camere libere e i numeri di giorni
• Inserimento e variazione schedine con ricerca automatica sullo storico per i clienti abituali
• Elenco arrivi, partenze, presenze, compleanni clienti
• Archivio automatico delle tipologie documenti, dei comuni italiani e delle nazioni del mondo
• Stampa schedine
• Gestione ed evidenziazione delle schedine incomplete